Zoals eerder gezegd, heb ik jarenlang in de accountancy gewerkt. Hier was het schrijven van uren een absolute must. Bij het laatste kantoor waar ik heb gewerkt, moest dit zelfs per 10 minuten. Dit aangezien je voor meerdere klanten werkzaam bent, en deze uren doorgefactureerd worden aan de klanten. Ik ken geen collega die hier van hield. Het was vaak bij iedereen een crime met die uren schrijven. En als er even iets tegenzat in een administratie van een klant en je had hierdoor iets meer uren besteedt dan vooraf was begroot, had je in principe een probleem. Je moest dan wel met een goed verhaal komen. Je zult begrijpen dat dit regelmatig voor stress en gedoe zorgt in dergelijke organisaties.

Nu ben ik ondernemer en heb ik -in principe- alle vrijheid om zelf te bepalen hoe ik mijn werk inricht en wanneer ik werk. Zo werk ik nog geregeld even s’avonds aan mijn blog of eigen administratie omdat ik s’middags andere verplichtingen had. Dan kan nu! Dit afgezien van de interim-opdrachten als freelance financial die ik ook doe. Hierbij hanteer ik vanzelfsprekend de kantooruren van mijn opdrachtgevers. En toch… ik schrijf nog steeds uren! Waarom? Dat leg ik in deze blog uit.

Het urencriterium van de Belastingdienst

Als je ondernemer voor de Inkomstenbelasting bent, zoals o.a. een zzp’er, dan kun je in aanmerking komen voor ondernemersaftrek. Ondernemersaftrek (=een aftrekpost op je winst uit onderneming in je belastingaangifte) bestaat uit verschillende soorten, namelijk:

Voor een aantal soorten moet je voldoen aan het zogeheten urencriterium. Je voldoet -in principe- aan het urencriterium als je aan de volgende twee voorwaarden voldoet:

  • Je besteedt in het kalenderjaar minimaal 1.225 uren aan jouw onderneming(en).
  • Je moet meer tijd besteden aan jouw onderneming dan aan andere werkzaamheden (bijvoorbeeld jouw andere baan in loondienst). Als je in 1 van de 5 voorgaande jaren geen ondernemer was, dan hoef je trouwens niet te voldoen aan deze tweede voorwaarde.

Belangrijk: Deze minimaal 1225 uren gelden voor een kalenderjaar. Als je bijvoorbeeld per 1 april je bedrijf gestart bent, dan mag je niet uitgaan van slechts 9/12 van deze 1225 uren. Je moet dan evengoed de volle 1225 uren of meer werken in deze resterende 9 maanden van het kalenderjaar om in aanmerking te komen voor de ondernemersaftrek.

Uitzonderingen: In geval van zwangerschap tellen de niet-gewerkte uren in de 16 weken zwangerschapsverlof wel gewoon mee als gewerkte uren. Ook bij arbeidsongeschiktheid geldt er een verlaagd urencriterium. De exacte regels voor deze situaties kun je lezen op de website van de Belastingdienst.

Hoe kan ik mijn uren bijhouden?

Simpelweg alles registreren wat je doet voor je onderneming. Je kunt hier het beste meteen maar een gewoonte van maken. Bijvoorbeeld aan het einde van iedere werkdag of twee keer per dag (voor de lunch en aan het eind van de dag). Als je veel kleine verschillende taken doet, die steeds minder dan een uur duren, dan is het wellicht handiger om die meteen na afloop hiervan te registreren. Dit omdat de kans dat je dit allemaal aan het eind van de dag nog weet klein is.

Er zijn verschillende programma’s te koop waarin je jouw uren kunt bijhouden. Ook zit er vaak een module voor urenschrijven in bepaalde boekhoudpakketten. Maar je kunt ook gewoon Excel hiervoor gebruiken. Excel is handig als je onderneming nog niet te groot is en jouw werkzaamheden / uren minder nauwkeurig vastgelegd hoeven te worden. Bijvoorbeeld omdat je veel uren op een dag steeds hetzelfde doet.

Per kolom in Excel houdt je dan het volgende bij:

  • De datum waarop je de werkzaamheden hebt verricht;
  • De begin- en eindtijd met een saldering (optelling) van de totale duur;
  • De omschrijving van werkzaamheden;
  • Eventueel nog het klant- of projectnummer.

Heb je deze urenregistratie gedurende het kalenderjaar steeds goed bijgehouden en komt het totaal uit op meer dan 1225 uur? Dan voldoe je aan het urencriterium en heb je dus goede kans om in aanmerking te komen voor ondernemersaftrek.

Heb je geen urenregistratie bijgehouden, maar kun je bijvoorbeeld aan de hand van de openingstijden van jouw winkel laten zien dat je meer dan 1225 uur in het kalenderjaar gewerkt hebt? Dan maak je eveneens goede kans dat de Belastingdienst akkoord gaat met toekenning van de ondernemersaftrek. Maar als je opbrengsten niet te koppelen zijn aan je gewerkte uren (bijvoorbeeld uren x tarief = opbrengsten), dan zal de Belastingdienst vast niet akkoord gaan met het toekennen van de ondernemersaftrek. Zie hier dus het grote belang van urenschrijven! Tenminste, als je de ondernemersaftrek interessant vindt, maar ik ga ervan uit dat iedereen het liefst zo weinig mogelijk belasting wil betalen.

Bewaren

Net als je normale bedrijfsadministratie, geldt ook voor deze urenregistratie als ondernemer de administratieve bewaarplicht van zeven jaar. Je moet dus over de afgelopen zeven jaar steeds kunnen aantonen dat je aan het urencriterium hebt voldaan door middel van deze urenregistratie, als je de ondernemersaftrek hebt toegepast. Goed bewaren dus!