We zitten alweer ruim twee maanden in het nieuwe jaar. Bedrijven zijn daarom nu druk met het opstellen van hun jaarrekening over 2018. Maar wat zijn nu de precieze termijnen hiervoor? In deze blog kun je dat allemaal lezen.

De opmaaktermijn

Jaarlijks moet het bestuur van N.V.’s en B.V.’s (Naamloze Vennootschappen en Besloten Vennootschappen) binnen 5 maanden na afloop van het boekjaar de jaarrekening opmaken (artikel 2:101 en 210 BW). En er geldt een termijn van 6 maanden voor een coöperatie, onderlinge waarborgmaatschappij en commerciële vereniging of stichting (artikel 2:10, 48 en 58 BW).

Verlenging / uitstel

Deze opmaaktermijn van 5 of 6 maanden, kan omwille van bijzondere omstandigheden, verlengd worden met respectievelijk maximaal 5 (voor N.V.’s en B.V.’s) of maximaal 4 maanden (voor coöperaties, onderlinge waarborgmaatschappijen en commerciële verenigingen of stichtingen), zie hiervoor artikel 2:48 en 58 BW. Dit besluit tot verlenging van de termijn moet de Algemene Vergadering van Aandeelhouders of ledenvergadering nemen. Er kan dus in totaal een maximale termijn van 10 maanden na afloop van het boekjaar worden gegeven voor het opmaken van de jaarrekening.

Vaststellen van de jaarrekening

Binnen 2 maanden na het opmaken van de jaarrekening, moet de Algemene Vergadering van Aandeelhouders (bij een B.V./N.V.) / de ledenvergadering (bij verenigingen, stichtingen enz.) de jaarrekening vaststellen. Maar als de statutaire bestuurders hetzelfde zijn als de aandeelhouders, dan valt opmaken en vaststellen samen (zie artikel 210 lid 5 BW2). Deze laatste regel kan in de statuten worden aangepast. In de statuten kan dan worden vastgelegd dat deze regel niet van toepassing is.

Openbaar maken van de jaarrekening

De jaarrekening dient vervolgens binnen 8 dagen na de vaststelling openbaar te worden gemaakt. Dit wordt gedaan door het deponeren van de jaarrekening in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (artikel 2:394 lid 1 BW). Let op: De acht dagen voor de openbaarmaking komen alleen bovenop de datum van vaststellen als de uiterste termijn van 12 maanden voor openbaarmaking nog niet is bereikt! Dus daarom zijn 8 november 2019 en 31 december 2019 (en dus niet 8 januari 2020!) belangrijke deadlines.

Kortom, de jaarrekening 2018 zal dus uiterlijk 31 december 2019 moeten worden gedeponeerd. Maar indien, zoals hiervoor gezegd, de statutair bestuurders dezelfde (rechts)persoon is als de aandeelhouders dan is de uiterste termijn 8 november 2019, oftewel 10 maanden opmaak- inclusief uitsteltermijn + 8 dagen voor de deponering.

Wat als je te laat bent?

Advies: Je kunt hiermee beter maar niet te laat zijn! Dit heeft namelijk nogal verstrekkende gevolgen, zoals:

  • Het is een economisch delict, en is dus strafbaar. Je kunt dus een behoorlijke geldboete krijgen (tot wel 20.000 euro!).
  • Door het niet of niet tijdig deponeren van de jaarrekening riskeer je een negatieve credit rating bij banken en verzekeraars.
  • Het niet of niet op tijd deponeren van de jaarrekening wordt gezien als een onbehoorlijke taakvervulling van het bestuur. Dit kan bijvoorbeeld in geval van een faillissement als oorzaak worden aangemerkt en hierdoor zijn de bestuurders hoofdelijk (dus ook privé) aansprakelijk voor de schulden van de onderneming. Hiervoor geldt dan een omgekeerde bewijslast, met andere woorden de bestuurders moeten bewijzen dat er geen verband is tussen hun onbehoorlijke taakvervulling en het faillissement.