Heb jij tijdelijk een personeelslid nodig, bijvoorbeeld in verband met een zwangerschapsverlof of een moeilijk in te vullen vacature? Of wil je liever geen personeel in loondienst, maar heb je tijdelijk wel even wat extra handen nodig? Dan is het inhuren van een geschikte zzp’er / freelancer wellicht interessant. In de praktijk is het helemaal niet zo ingewikkeld om dit te bewerkstelligen. In deze blog beschrijf ik waar je aan moet denken als je een zzp’er / freelancer wilt inhuren.
Wat is een zzp’er / freelancer?
Een zzp’er / freelancer is een zelfstandig ondernemer zonder personeel. De meeste zzp’er / freelancer hebben een eenmanszaak. De termen zzp’er en freelancer betekenen in feite hetzelfde.
Hoe huur je een zzp’er / freelancer in?
Hieronder beschrijf ik welke zaken er geregeld moeten worden (situatie april 2018). Er zijn wel veranderingen in regelgeving op komst. Het kabinet is hier momenteel volop mee bezig.
==> Stap 1: Eventueel een (model)overeenkomst cf. de Wet DBA opstellen, deze wordt binnenkort vervangen door een online opdrachtgeversverklaring
Vroeger moest je eerst een Verklaring Arbeidsrelatie (VAR) aanvragen bij de Belastingdienst. Dat is in 2016 al afgeschaft. Vervolgens is de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA) opgesteld. In deze wet staat dat je zelf voor een goede overeenkomst moet zorgen. Maar deze wet wordt binnen afzienbare tijd ook alweer door het kabinet Rutte III vervangen, omdat deze in de praktijk moeilijk hanteerbaar blijkt. Een alternatief is er nu nog niet, naar verwachting komt deze uiterlijk in 2020.
Onder de Wet DBA moest je een (model)overeenkomst, goedgekeurd door de Belastingdienst opstellen. Goedgekeurde modelovereenkomsten kun je hiertoe nog steeds downloaden op de website van de Belastingdienst. In deze overeenkomst leggen de opdrachtgever en zzp’er allerlei specifieke zaken over de betreffende opdracht vast, waaruit blijkt of er al dan niet loonheffing moet worden afgedragen.
Het nieuwe kabinet wil binnenkort een -online- opdrachtgeversverklaring (webmodule) invoeren (dit staat in het regeerakkoord 2017-2021). Een opdrachtgever kan dan online opgeven welk type arbeidsovereenkomst er met de zzp’er is. De opdrachtgeversverklaring is een online vragenlijst waarbij ook meteen gezien wordt hoe de Belastingdienst over de overeenkomst zal oordelen. Er komt hiermee meer duidelijkheid voor opdrachtgevers en, mits de vragenlijst natuurlijk juist en naar waarheid wordt ingevuld, volgen er in principe geen boetes achteraf. Een (model)overeenkomst is dus niet meer nodig. Het doel hiervan is dat dit nieuwe systeem (voor zowel opdrachtgever als zzp’er) eenvoudiger is te hanteren dan de oude VAR en de Wet DBA.
En nu? Wat te doen in de huidige tussenperiode tussen Wet DBA en de nieuwe online opdrachtgeversverklaring?
Het is, door de actuele veranderingen met betrekking tot de vervanging van de Wet DBA, op dit moment al niet meer nodig om een (model)overeenkomst op te stellen en/of te laten controleren. Het mag uiteraard nog wel. De Belastingdienst doet alleen onderzoek naar de arbeidsrelatie als er een belangrijk vermoeden van fraude is. Pas als de waarschuwing van de Belastingdienst na de controle genegeerd wordt, heb je kans op boetes.
==> Stap 2: Leg alle afspraken goed vast
Het is altijd verstandig (voor zowel de zzp’er als de opdrachtgever) om in een opdrachtbevestiging alle afspraken tussen opdrachtgever en zzp’er vast te leggen. Hierin kun je bijvoorbeeld de volgende zaken opnemen:
- Persoonlijke / zakelijke gegevens opdrachtgever en opdrachtnemer
- Opdrachtomschrijving
- Looptijd / termijn van opdracht
- Vergoeding / compensatie
- Intellectueel eigendom / rechten van derden
- Overige bijzonder bepalingen, bijvoorbeeld een geheimhoudings- en/of relatiebeding
- Houd ook rekening met de eventuele algemene voorwaarden van de zzp’er / freelancer (in overleg kun je hiervan afwijken, dan wel even schriftelijk vastleggen)
==> Stap 3: Factuur van de zzp’er / freelancer betalen
De zzp’er / freelancer vraagt natuurlijk een vergoeding voor zijn werkzaamheden. De hoogte hiervan wordt vaak vantevoren in onderling overleg afgesproken. Dit kan gaan om een vaste totaalprijs voor een complete opdracht of de zzp’er / freelancer schrijft zijn uren en hangt hier een uurtarief aan vast. De zzp’er / freelancer stuurt een factuur voor zijn werkzaamheden naar de opdrachtgever.
N.B.: Pas op voor een schijnconstructie of verkapte arbeidsrelatie
Er zijn specifieke gevallen waarbij het type arbeidsrelatie problemen kan opleveren bij de Belastingdienst. Dit is de laatste jaren veelvuldig in het nieuws geweest. Het betreft dan een zogenaamde schijnconstructie of verkapte arbeidsrelatie. Dit betekent dat iemand die eigenlijk zzp’er / freelancer is, in werkelijkheid -verkapt- in dienst is bij een opdrachtgever. Bijvoorbeeld, je werkt 40 uur per week op eenzelfde plek bij één opdrachtgever. En deze opdrachtgever vertelt jou steeds wat je moet doen (er is in feite een gezagsverhouding), net als bij een reguliere werknemer in loondienst.
In het verleden bedachten werkgevers deze schijncontructies om zo de regels voor minimumloon en CAO-loon te ontduiken om zo te weinig loon aan werknemers te betalen. Hier heeft de overheid een stokje voor gestoken door de Wet Aanpak Schijncontructies (WAS) in te voeren. De wet regelt gelijk loon voor gelijk werk en voorkomt uitbuiting en onderbetaling van (buitenlandse) werknemers en oneerlijke concurrentie tussen bedrijven.
Actueel: wat gaat er binnenkort veranderen:
Het kabinet Rutte III wil nu ook meer duidelijkheid scheppen over wanneer je echt zzp’er bent of wanneer het om een verkapt dienstverband gaat.
De volgende criteria hanteert de Belastingdienst hiervoor reeds ter bepaling van het ondernemerschap voor de inkomstenbelasting:
- De ondernemer heeft meerdere opdrachtgevers (klanten) en heeft wisselende inkomsten
- De ondernemer bepaalt zelf hoe het werk wordt uitgevoerd (zelfstandigheid)
- De ondernemer streeft naar continuïteit. Hij onderneemt actie om te zorgen dat zijn bedrijf blijft voortbestaan
- De ondernemer investeert in het bedrijf (zoals in bedrijfsmiddelen, marketing en communicatie, enz.)
- De ondernemer loopt zelf het risico als iets misgaat, hij is bijvoorbeeld aansprakelijk bij schade
- De ondernemer heeft een winststreven
Het kabinet Rutte III voegt hieraan het (goed meetbare) minimum-uurtarief toe:
- Het minimum-uurtarief wat de ondernemer hanteert is niet lager dan € 18. Per 2018 moet voldaan worden aan dit minimum uurtarief. Als je een lager uurtarief hanteert en de opdracht is voor langer dan 3 maanden, dan is er sprake van een arbeidsovereenkomst. Deze € 18 komt ongeveer overeen met wat een werkgever als minimumloon per uur aan een werknemer in loondienst betaald.
Met het minimum-uurtarief worden zzp’ers in drie groepen (op basis van de hoogte van hun uurtarief) ingedeeld, te weten:
- Groep 1: Tarief < € 18
Belastingdienst: Volgens de Belastingdienst ben je dan in loondienst.
Nadere uitleg: Je werkgever moet je in loondienst nemen. Je moet een contract krijgen, zoals een nulurencontract. Het uurtarief is namelijk te laag om risico’s van ondernemen te kunnen opvangen (arbeidsongeschiktheid bij ziekte, pensioen)
- Groep 2: Tarief > € 18 – < € 75
Belastingdienst: Online opdrachtgeversverklaring (in te vullen via de webmodule)
Nadere uitleg: Voor de middengroep komt er een online opdrachtgeversverklaring, waarin de opdrachtgever vastlegt dat er echt geen sprake is van een dienstverband. Het kabinet wil de criteria opstellen met mensen ‘uit het veld’, te weten zowel zzp’ers als opdrachtgevers.
- Groep 3: Tarief > € 75
Belastingdienst: ‘Opt-out’ loonbelasting
Nadere uitleg: Voor mensen met een hoog uurtarief komt er een ‘opt-out’ voor loonbelasting en de werknemersverzekeringen. Met deze opt-out wordt geregeld dat opdrachtgevers straks geen risico lopen op naheffingsaanslagen als zij met een ‘dure zzp’er’ afspreken dat zij voor hem geen loonheffingen inhouden en betalen. Deze zzp’er met een hoog uurtarief kan dus straks door deze opt-out regeling zonder risico worden ingehuurd. Deze opt-out geldt bij een hoog tarief in combinatie met een kortere duur van de opdrachtovereenkomst (korter dan één jaar). Een opt-out geldt ook bij de combinatie hoog tarief en het verrichten van specifieke bedrijfsactiviteiten. De kans dat je opdrachtgever dit tarief betaalt om premies te ontlopen, ziet Rutte III dan als erg klein.
Gevolgen en veranderingen voor de zzp’er / freelancer:
De hoogte van het uurtarief is dus belangrijk. Het uurtarief is namelijk bepalend of de zzp’er als zelfstandige werkt of niet. Hanteert de zzp’er een hoog uurtarief (boven de € 75), dan krijgt hij/zij te maken met de opt-out voor de loonbelasting en de werknemersverzekeringen.
Gevolgen en veranderingen voor de opdrachtgever:
Er komt voor de opdrachtgever vooraf meer duidelijkheid en zekerheid over de arbeidsrelatie. De opdrachtgever krijgt een ‘opdrachtgeversverklaring’ via het invullen van een webmodule. De verklaring gebruikt de opdrachtgever voor de inhuur van zzp’ers boven het ‘lage tarief’ en geeft hem vooraf duidelijkheid en zekerheid over de arbeidsrelatie.
Wentijd / overgangsregeling
De betrokkenen krijgen de tijd om te wennen aan de veranderde wet- en regelgeving. De huidige handhaving van de wet DBA wordt na invoering van de nieuwe maatregelen gefaseerd afgebouwd. Na invoering van de nieuwe wetgeving geldt maximaal een jaar een terughoudend handhavingsbeleid. Dit betekent dat er bijvoorbeeld geen boetes volgen na een eerste controle.